Технологии перемен

Его признали одним из лучших среди разработок 200 участников конкурса «Проектный Олимп». Аналитический центр при правительстве России проводит это состязание с 2014 года. Эксперты высоко оценили командную работу МКУ «Управление делами администрации города Южно-Сахалинска». Проект «Подготовка к цифровой трансформации муниципалитета» в Санкт-Петербурге представлял вместе с коллегами директор учреждения Вячеслав Кожухов.

Зачем нужна

Термин «цифровая трансформация» базируется на IT-технологиях, которые в последние годы стремительно меняют не только сферу услуг, делая их более быстрыми и доступными, но и механизм управления в органах власти.

– Цифровая трансформация – это процесс, нацеленный на внедрение во все сферы деятельности мэрии удобных электронных сервисов, – говорит Вячеслав Кожухов. 

– Мы совершенствуем сервисы, одновременно перестраиваем и оптимизируем всю деятельность администрации, меняем культуру работы муниципальных служащих. В центр внимания ставим наших клиентов, для нас это прежде всего жители городского округа и коллеги. Решая любую задачу, мы должны делать так, чтобы им было лучше.

Вячеслав Анатольевич напомнил, что в 2018 году областной центр вошел в число участников проекта Минстроя России по цифровизации городской среды «Умный город», включающего более 350 технических решений. Подготовка к цифровой трансформации Южно-Сахалинска проводилась на основе методологии Lean Smart City – собственной разработки АО «Русатом Инфраструктурные решения» (подразделение госкорпорации «Росатом»).

Она позволяет выявлять и сокращать временные и финансовые потери, вести системный анализ процессов, делать их целевыми и переводить в электронную форму.

Что меняли

Цифровая трансформация реализуется в четырех направлениях деятельности администрации города.

– Первое – кадровая политика, – поясняет Вячеслав Кожухов. – Именно кадровики должны подбирать сотрудников, подходящих под новые требования, и обучать имеющихся. Мы добавили дополнительную мотивацию для персонала, премируем тех, кто оптимизирует свою работу. Дальше идет организационное направление – здесь использовались принципы бережливого производства. Мы фиксируем текущее состояние трудового процесса у сотрудника, исключаем потери и с помощью инструментов бережливых технологий сокращаем время его протекания. Третий пункт – техническая составляющая.

В оптимизированном процессе на организационной стадии определяем процедуры, которые можно перевести в цифру, разрабатываем и внедряем решения, сервисы.

Например, при реализации проекта мы обучили более 600 сотрудников городской администрации и подведомственных организаций. Они описали свыше 1200 выполняемых ими рутинных процессов. После их детального анализа на единой интеграционной платформе было создано десять межфункциональных сервисов.

Эта платформа заметно упростила взаимодействие между нашими подразделениями. Сотрудникам интереснее работать, когда они приносят больше пользы, а не тратят время на согласования.

Финальный пункт – проектное управление, которое не входит в цифровую трансформацию, но без него невозможна перезагрузка сотрудников.

Чем полезна

Как процессы цифровой трансформации помогают горожанам в обычной жизни? К примеру, стало гораздо проще получить разрешение на проведение земляных работ. Раньше заявитель самостоятельно обходил несколько согласующих органов и только потом сдавал документы в департамент городского хозяйства.

– Сейчас с помощью своих ресурсов мы упростили все так, что человеку достаточно подать заявление. Все остальное делается без его участия, – уточняет директор МКУ.

Еще один пример касается дорожной сферы. Прежде сотрудник департамента общественной безопасности и контроля фиксировал нарушение правил благоустройства на мобильный телефон, тратил немало времени на обработку информации. Теперь данные систематизирует специальная программа. Благодаря цифровизации выявленная проблема быстрее дойдет до контролирующего отдела мэрии, и ее оперативнее устранят.

Изменилась работа с сообщениями горожан, поступающими через соцсети. Они попадают в систему, которая автоматически направляет эти сигналы по адресу, где легко отслеживать их, получать ответы от исполнителей и направлять заявителю.

Дальнейшие планы по цифровизации не менее амбициозны – доработать 3D-модель, цифровой двойник города, которая позволит сделать муниципалитет более привлекательным для инвесторов. Мэр Южно-Сахалинска утвердил концепцию цифровой трансформации мэрии до 2030 года.

Анна СУХОРЕБРИК